Bureautique : tout Microsoft, ou pas ?

La plupart des utilisateurs de logiciels de bureautique savent qu’existent des concurrents gratuits de Microsoft Office, même en demeurant sous Windows.

Face à des enjeux financiers parfois non négligeables, on étudie souvent plusieurs aspects de cette question, notamment la formation des utilisateurs, la pérennité de l’éditeur du logiciel, les besoins d’échanger des fichiers avec l’extérieur (réseau, fournisseurs, etc.).
Ces critères de choix sont pertinents, et les compétences sont ici relativement aisées à réunir. Mais on risque pourtant d’arriver à une conclusion imparfaite si le champ de la réflexion demeure trop étroit, ce qui est souvent le cas si on s’en remet uniquement à l’expertise de spécialistes informatiques.

Prenons un exemple :

La question de la pérennité de l’éditeur du logiciel a longtemps été un argument en faveur de Microsoft. Aujourd’hui, des solutions concurrentes sont supportées :
- par la Fondation Apache : la société Oracle a racheté Sun, et par conséquent la suite OpenOffice, qu’elle a finalement cédé à la fondation Apache.
- par «The Document Foundation», organisation du secteur du logiciel libre : la suite LibreOffice est née d’un «fork» de OpenOffice lors du rachat de Sun par Oracle.
- ou par IBM : sa suite Symphony est elle aussi basée sur OpenOffice.
Cette question de la pérennité peut donc être jugée réglée par un match nul, ou bien donner lieu encore à d’interminables querelles de spécialistes. Mais, dans les deux cas, quel expert informatique se posera la véritable question qui importe pour la bonne organisation de votre entreprise, à savoir : en quoi l’éventualité d’avoir un jour à changer les formats de fichiers contenant vos textes et vos tableaux de chiffres poserait-elle un grave problème à vos services ?

En effet, à bien y réfléchir :

- s’il s’agit seulement de pouvoir relire (ou d’imprimer) un document dans plusieurs années, la solution la plus simple, et la plus sûre, est de sauvegarder un PC virtuel équipé du logiciel avec lequel on avait créé ce document. Cette solution est même indispensable, car on a parfois des surprises entre des versions d’un logiciel espacées d’une décennie : parlez-en à certains experts des macros d’Excel… Et cette solution n’impose aucune contrainte sur l’évolution de votre équipement informatique, ni sur les nouvelles versions de logiciels que vous utiliserez pour concevoir de nouveaux documents.

- s’il s’agit de gérer des documents à longue durée de vie, pendant laquelle des modifications ou/et des ajouts sont nécessaires, on pourrait alors se demander si une refonte complète de ces documents ne serait pas bénéfique, au bout de quelques années, par exemple à l’occasion d’un changement de logiciel. Si on vous répond alors que les évolutions à venir de ces documents, pour indispensables qu’elles soient, demeurent d’importance secondaire par rapport au travail déjà investi dans ces documents, qui sont donc le résultat d’un investissement déjà devenu conséquent, alors … il est temps de vous demander si vos collaborateurs utilisent correctement les outils de bureautique !

Car l’enjeu est ici bien supérieur à d’éventuelles économies sur le prix des logiciels.

Si de tels documents conçus avec des logiciels de bureautique, sans aucune intervention d’informaticiens, sont à ce point devenus des piliers indispensables (et complexes) du fonctionnement de vos services, votre entreprise court alors plusieurs risques majeurs :
- de tels documents sont très rarement documentés, et leurs auteurs ne sont généralement que des individus, pas des équipes organisées dans un souci de continuité,
- ces individus ont un métier principal autre que l’informatique, et leur hiérarchie est donc rarement compétente en informatique : personne ne peut vous garantir que certains de ces développements ont été rentables, ni que les données sont correctement sécurisées et protégées.

Dans de tels cas, vous êtes en fait en présence de ce qui aurait dû faire l’objet de projets informatiques, même de taille réduite. L’intervention d’informaticiens vous aurait permis d’exiger d’eux que :
- ces développements soient documentés, testés, et recettés, et que leurs versions successives soient correctement archivées (ne serait-ce que pour répondre à des exigences règlementaires),
- les données soient sauvegardées conformément au plan de sauvegarde général de votre entreprise, et éventuellement protégées, y compris à l’égard de l’intérieur de votre organisation.

De plus, une question très importante est de savoir si les bons outils informatiques ont été utilisés. Ainsi, on rencontre trop souvent :
- des documents Excel gigantesques, traitant d’immenses quantités de données, avec des calculs relativement simples et répétitifs. Sans chercher inutilement à éliminer complètement Excel, des développements informatiques utilisant aussi d’autres langages, et des bases de données modernes, vous apporteraient les mêmes services sans les inconvénients relevés ci-dessus.
- des bases de données conçues avec Access (qui fait partie de certaines versions de la suite Microsoft Office) et qui, devenues trop importantes, révèlent des lacunes de conception, des difficultés de maintenance, avec des performances décevantes sur le réseau interne de votre entreprise.

Ce seul exemple montre que derrière une question apparemment seulement budgétaire, une réflexion approfondie peut s’imposer, et que des changements importants sont souvent à envisager.

Ce n’est pas tout.

L’informatique est un domaine où les évolutions sont rapides. Aujourd’hui, il n’y a plus, d’un côté, l’informatique «sérieuse», fiable mais peu ergonomique, et de l’autre, la bureautique, facile d’emploi, mais incitant à l’artisanat. De nouveaux outils informatiques, connexes à la bureautique, sont apparus.

Votre entreprise ne gagnerait-elle pas à les utiliser ?